Wie mache ich eine gute Auftragsklärung?

Ist es nöglich eine richtig gute Auftragsklärung zu machen? Oder ist es nicht einfacher sich auf Ungewissheiten einzulassen und zu akzeptieren, dass es immer Themen geben wird die nicht vorhersehbar sind?

Auftragsklärung – Was ist das überhaupt?

Eine saubere Auftragsklärung entscheidet über den Erfolg des Projekts oder des Auftrags. Deshalb ist es wichtig, dass es vor jedem Projektbeginn oder Workshop ein persönliches Gespräch gibt. Egal wie kurz oder banal der Auftrag scheint, fang nicht ohne ein Auftragsklärungsgespräch an. Je nach Auftragsvolumen ist das Auftragsklärungsgespräch 30min-2h lang. Wer an dem Meeting teilnimmt ist von KundIn zu KundIn sehr unterschiedlich, das kann eine Person sein oder auch ein ganzes Team. Meistens ist es aber die auftraggebende Person / die Person, die die Idee hatte bzw. die Führungskraft und eine weitere Person, z.B. die Person, die mit der Orga betraut ist oder anderen operativen Aufgaben. Je nach Thema und Auftragsvolumen kann es ratsam sein mit weiteren Beteiligten 1-2 mehr Gespräche proaktiv einzufordern, um den ganzen Kontext des Auftrags aus verschiedenen Perspektiven zu erfassen.

Ziel der Auftragsklärung ist es die Erwartungshaltung und Ziele des Auftraggebenden zu verstehen und ein gutes Bild über den Ressourcenaufwand und die Ausgestaltung des Auftrags zu bekommen. Weiterhin sollte die Zusammenarbeit und Deadlines geklärt werden und wer für was verantwortlich ist bzw. wer Ansprechpartner für was ist. Letztlich ist dieses Meeting die Chance so viele Fragen wie möglich zu stellen, um genau abzustecken, was Teil des Auftrags ist und wo die Grenzen liegen. Umso mehr Fragen gestellt und beantwortet werden, umso besser.

Zusammengefasst sollten folgende Punkte in einem Auftagsklärungs-Meeting besprochen werden:

• Inhalt des Auftrags (abstecken was geht, was geht nicht)
• Erwartungen & Ziele
• Ressourceneinsatz
• Zeitrahmen
• Kommunikation (welche Kanäle, wie oft Austausch, Zwischenstände zeigen ja/nein…)
• AnsprechpartnerIn & Projektverantwortliche (wer ist für was zuständig)
• Wer ist alles involviert in den Auftrag? (neben den Person, die im Meeting sind)
• Dokumentation

Welche Fragen soll ich den KundInnen stellen?

Eine gute Auftragsklärung kann erfolgsentscheidend sein. Wer am Anfang etwas mehr Zeit investiert, um wirklich zu verstehen, was die KundInnen wollen, hat es meistens sehr viel einfacher im Verlauf des Projekts. Stelle so viele W-Fragen und offene Fragen wie nur möglich. Jede Frage, und fühlt sich noch so banal an, ist berechtigt. Jedes nicht geklärte Missverständnis am Anfang kan dich bremsen und kostet dich mehr Zeit im Verlauf des Auftrags.

Mögliche Fragen können sein:

• Wer ist alles an dem Projekt beteiligt?
• Welche Vorkenntnisse haben die Beteiligten?
• Wurde ein ähnliches Projekt schon mal durchgeführt? Wie lief es? Was können wir daraus lernen?
• Haben Sie schon mal mit Externen/Freelancern zusammengearbeitet? Welche Erfahrungen haben Sie damit? Was lief gut, was nicht? Wie wünschen Sie sich die Zusammenarbeit mit mir?
• Gibt es noch jemanden mit dem ich in Bezug auf das Projekt sprechen sollte?
• In welchen Kontext ist das Projekt eingebunden in ihrer Organisation?
• Wie wollen wir miteinander kommunizieren?
• Wer ist mein Hauptansprechpartner?
• …

Tipps für eine gute Auftragsklärung

• Vorbereitet sein & Fragenkatalog erarbeiten (geh vorbereitet in ein Meeting, Auftragsklärungsgespräche sind meistens ähnlich, erarbeite dir einen Fragenkatalog, an dem du dich orientieren kannst und damit du nichts vergisst, denn manchmal können Auftragsklärungsgespräche sehr chaotisch werden, wenn du dann den Fahrplan vorgibst, hast du direkt gepunktet)
• Eigene Rolle & Leistungen kennen (welche Rolle willst du einnehmen, was willst & kannst du in den Auftrag einbringen)
• Was brauchst du von dem KundIn vorab? (fordere das aktiv ein)
• ggf. Moderationsrolle einnehmen (eine Auftragsklärungs-Meeting-Agenda in der Hinterhand zu haben, ist immer hilfreich, manche KundInnen haben eine eher chaotische Meeting-Kultur und teilweise wenig Erfahung mit der Zusammenarbeit von Externen, da ist es sehr nützlich die Moderationsrolle einzunehmen und das Meeting zielführend zu steuern und damit in der geplanten Zeit auch fertig zu werden 🙂
• offene Kommunikation (!!Kein people pleasing!! sprich offen an, was dir wichtig ist bei der Kommunikation oder dass du im Laufe des Projekts 2 Wochen im Urlaub und nicht erreichbar bist oder dass du bevorzugt nachts arbeitest, was du kannst und für was du evtl. weitere Freelancer oder KooperationspartnerInnen hinzuziehst etc.)
• Gemeinsame Ziele & Meilensteine festlegen
• Auftragsklärung ausformulieren und KundeInnen im Nachgang nochmal als Zusammenfassung schicken (á la „wir haben uns geeinigt auf Ziele, Deadlines, Absprache-Modi…“)
• Bei bestehenden Unklarheiten entsprechend des agilen Mindsets „Review Meetings“ einplanen oder regelmäßige „Recaps“ oder „Reflexions-Meetings“ (je nach Länge des Projekts gewinnt dieser Punkt an Bedeutung, um so länger, um so wichtiger ist ein regelmäßiger Austausch zu Meilensteinen und Zwischenständen, hat der Kunde das nicht auf dem Schirm fordere es aktiv ein )
• Adressaten-Liste überschaubar halten (je nach cc-Kultur des Unternehmens kann das eine Herausforderung sein, wichtig ist, dass für eine effektive und ressourcenschonende Arbeitsweise die Kommunikation reduziert ist auf die Entscheider bzw. die Person, die für ein bestimmtes Problem die nötigen Informationen oder Lösungen liefern kann, auch das kann in einer Auftragsklärung besprochen und als ‚Arbeitsprinzip‘ festgelegt werden, hier kannst du dich ruhig trauen aktiv deine gewünschte Arbeitsweise & präferierte Kommunikationswege zu kommunizieren)
• Nicht zu vorschnellen Preisaussagen drängen lassen (lieber im Nachgang sauber kalkulieren und hinterherschicken, egal wie sehr der Kunde drängt)

Hinterher ist man immer schlauer

Vorab alle Themen zu klären ist einfach unmöglich. Besonders, wenn man das erste Mal mit einem Kunde zusammenarbeitet. Daher werden während eines Projekts oder eines Auftrags immer Dinge passieren oder Themen hochkommen, auf die man nicht vorbereitet war, das ist normal. In solchen Fällen gilt es dann zu reagieren und offen zu kommunizieren, was das jetzt für den Auftrag bedeutet oder inwiefern, das den Plan oder die Zielerreichung beeinflusst. Je nach Ausmaß kann dann angepasst werden. Planabweichungen und kurzfristige Änderungen gehören in komplexen Unternehmensumfeldern einfach dazu, es ist unmöglich, dass eine 2h Auftragsklärung oder gar ein „Question Zero Workshop“ oder ähnliche Formate vorab alles vorhersehbar machen. Auch das kann im Zuge der Auftragsklärung kommuniziert werden. Deshalb sollte immer eine gewisse Flexibilität gewahrt und die Deadlines nicht zu eng gesetzt werden. Hohe Qualität braucht Flexibilität und keinen engen, starren, unveränderlichen Projektplan.

VIEL FREUDE BEI DEINER NÄCHSTEN AUFTRAGSKLÄRUNG!