Revolution der Meetingkultur – 5 einfache Methoden mehr sinnstiftende Meetings zu haben

Ein Meeting oder im Deutschen Besprechung definiert Wikipedia wie folgt:

„Die Besprechung ist eine Gesprächsform in Organisationen, bei der Teilnehmer aus einem bestimmten Arbeitsgebiet durch persönlichen Kontakt gegenseitig Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen vorbringen können.“ Quelle

Meetings entpuppen sich oft als die größten Zeitfresser im Tagesgeschäft. Was gar nicht so schlimm wäre, wenn wenigstens nach den Meetings Entscheidungen getroffen sind, To Do’s klar verteilt sind und alle mit einem Mehrwert aus dem Meeting gehen. Aber das ist leider selten der Fall. Warum ist das so? Oft korreliert eine starke cc-Kultur mit ’sinnlosen‘ ‚ergebnisleeren‘ Meetings. Doch nur weil alle informiert sind, heißt das noch lange nicht, dass etwas produktives passiert oder eine Aufgabe erledigt oder eine Entscheidung getroffen wird. Es kann sogar sein, dass ein ausgeprägtes ‚cc-Verhalten‘ dazu führt, dass alles langsamer geht oder Details ausführlich besprochen werden, die an dem Punkt garnicht wichtig sind. Weitere Probleme von Meetings sind ein fehlender Fokus, viel zu große Themen, kein Entscheider im Meeting dabei, persönliche Befindlichkeiten, Hierarchien usw.

Wie kann es nun besser gemacht werden? Wie kann man es schaffen, dass Meetings alle Beteiligten zufrieden stellen und am Ende jeder mit einem Wissenzuwachs, einem konkreten To Do oder zumindest einem zufriedenen Lächeln raus geht? Im Folgenden stelle ich dir 5 Grundprinzipien für erfolgreiche Meetings vor.

(1) Fokus, Fokus, Fokus

• Das Thema und das Ziel des Meetings sollte vorab klar kommuniziert sein.
• Das Thema sollte in dem gewälten Zeitrahmen des Meetings auch zu bearbeiten sein.
• Nicht von Details ablenken lassen. Jedes Thema hat tausende ‚Nachbarthemen‘, die aufeinmal aufkommen und in dem Meeting dann ein Momentum gewinnen. Das kann ein richtiger Zeitfresser werden. Die Kunst ist es immer zu hinterfragen, ob die Klärung dieses Details dem Ziel zuträglich ist und ob das in diesem Meeting mit diesen Teilnehmenden zu klären ist, wenn nicht, dann sollte daraus ein To Do oder ein neuer Meeting-Termin entstehen.
• Für einen guten Fokus ist es wichtig eine Agenda zu haben und eine klare Zielformulierung.
• Im Meeting sollten alle Teilnehmenden fokussiert dabei sein und nicht nebenbei andere Dinge bearbeiten, das erspart oft schon viel Zeit.

(2) Geschlossene Gesellschaft

• Wann ist man voll fokussiert und konzentriert? Wenn das Thema micht wirklich betrifft. Daher ist es wichtig sich genau zu überlegen wer dabei sein sollte, um das Ziel zu erreichen.
• Sobald ein Meeting zu groß ist, meistens sind das mehr als 7 Teilnehmende, wird es schwer Entscheidungen zu treffen und zu diskutieren. Das Meeting wird ineffizient. Es sind zu viele Meinungen im Raum und jede Abstimmung dauert ewig. Daher ist die Regel: Nur einladen, wer für eine fundierte Entscheidung gebraucht wird. Aus reinem Informationszweck sollte niemand an einem Meeting teilnehmen, das raubt zu viel Zeit und die Person kann auch im Nachgang informiert werden.
• Dafür sind Vertrauen und klar kommunizierte Verantwortlichkeiten wichtige Voraussetzungen.

(3) Time Keeping

• Jedes Meeting sollte einen festen Zeitrahmen haben und dieser sollte auch eingehalten werden. Es kann schon passieren, dass ein Meeting mal 5min länger dauert aber eine Überziehung von mehr als 15min sollte nie überschritten werden. Das führt nur zu Unmut und weiteren Ineffizienzen weil Anschlusstermine verschoben werden müssen.
• Time Boxing. Jeder Agenda-Punkt bekommt ein konkretes Zeitfenster und dieses wird offen mit allen Teilnehmenden kommuniziert. Das erhöhr zwar den Druck aber führt auch zu schnelleren Entscheidungen und beugt unnötigen Detail-Diskussionen vor.
• Es bietet sich an eine Person mit dem Zeit-Monitoring zu beauftragen, einen ‚Time Keeper‘ oder auch einen ‚Time Timer‘, also eine Art ‚Eieruhr‘ einzusetzen damit alle im Meeting immer genau wissen wie viel Zeit noch für das Thema zur Verfügung steht.

(4) Rollen verteilen

• Essentielle Rollen sind: Moderator & Time Keeper.
• Besonsders bei kontroversen Themen, einen Moderator zu haben. Das kann entweder jemand externes sein oder jemand aus dem Team, der für dieses Meeting die Rolle bekommt.
• Weitere Rollen, die je nach Bedarf im Meeting vergeben werden können, sind: Dokumentation, Technik-Support und Feel-Good-Manager. Letzterer hat ein Auge darauf, ob die Gruppe ein Paus braucht, ob sich alle einbringen können, ob mal gelüftet werden muss usw.
• Die Rollen haben neben ihren einzelnen Funktionen den Vorteil, dass die Teilnehmenden in das Meeting mit eingebunden werden und somit fokussiert bei der Sache bleiben und nicht nur Zuhörer sind.

(5) To Do’s & Entscheidungen

• Die Kernfrage ist: Warum braucht es dieses Meeting? bzw. Was ist der Zweck, der verfolgt wird?
• Das Zusammenkommen in Form eines Meetings sollte immer einen Zweck haben, der nicht anders erfüllt werden kann.
• Je nachdem was der Zweck ist, können dann die Teilnehmenden ausgewählt werden. Diese sollten entweder einen Mehrwert für das Thema bringen und/oder selbst etwas aus dem Meeting mitnehmen (z.B. klare To Do’s).
• Ergebnisse eines Meetings sollten entweder Entscheidungen sein oder To Do’s, mit denen die Teilnehmenden dann weiter arbeiten können. Deshalb ist es auch wichtig, dass ‚die richtigen‘ Personen dabei sind und nicht nur reine ‚Zuhörer‘.

Außerdem ist es ratsam eine unternehmensweite Meeting-Etiquette zu erarbeiten und konsequent umzusetzen. Das gilt für den virtuellen Raum, genauso wie für den physischen Raum. Dabei geht es darum festzulegen wie gemeinsam kommuniziert wird, wann Meetings einberufen werden, wer dazu eingeladen wird, wie sich im Meeting verhalten wird usw. Die Erstellung von solchen Arbeits- & Kommunikationsprinzipien ist ein guter Anlass um generell im Unternehmen einmal die Kommunikationskanäle und Meeting-Kultur zu überarbeiten. Das ist ein wenig wie ausmisten. Dadurch wird oft Raum für Neues frei und Platz für effizientes, effektives Arbeiten geschaffen.

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