Digitale Meetings moderieren – 5 Do’s & 5 Dont’s

Digitale Meetings sind in den meisten Unternehmen ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags geworden. Die digitale Zusammenarbeit hat für mich einige Vorteile, wenn man es richtig macht. Denn bei der digitalen Unternehmens- & Kommunikationsetiquette gibt es einige Do’s & Dont’s zu beachten. Dafür teile ich meine 5 wichtigsten Do’s & Dont’s zum digitalen Moderieren.

Die Vorteile:

• Im Homeoffice ist man fokussierter und man arbeitet lauter einer Stanford-Studie von Nicolas Bloom effizienter
• Kosten sparen und nachhaltig durch weniger Reisetätigkeit
• Es können verschiedene Software-Tools ausprobiert und dadurch neue Skills erlernt werden
• Ergebnisse sind oft direkt digitalisiert, da das Meeting eh schon digital stattfindet
• Meetings, Jour Fixe etc. können aufgenommen werden, sodass ggf. fehlende Personen sich das im Nachhinein anschauen können

5 Do’s

1. Feste Zeit & Feste Agenda Genau wie in einem Präsenz-Meeting sollte die Zusammenkunft immer eine Agenda haben und einen festen Zeitrahmen (z.B. 15min, 60min, 90min…), sodass Teilnehmer*innen gut planen und ihren Tag strukturieren können. Dazu gehört sowohl die Dauer, als auch fester Start- und Endpunkt. Dabei kann z.B. darauf geachtet werden, ob die Teilnehmenden besser morgens oder nachmittags erreichbar bzw. aufnahmefähig sind.
2. Sinn klären & Ziel setzen Nichts nervt mehr als Ungewissheit und fehlende Informationen. Bei jedem Meeting solltet vorab geklärt werden, was das Ziel ist. Wenn das nicht klar ist, sollte hinterfragt werden, ob es das Meeting wirklich braucht. Am Ziel orientiert sich auch der Teilnehmerkreis. Wen braucht es, um dieses Ziel in dem Zeitrahmen zu erreichen? Am besten funktionieren quantitative Ziele, aber qualitative Ziele wie z.B. Updates sind auch legitim und sollten immer vorab kommuniziert werden.
3. Moderator*in einsetzen Ein Moderator oder Moderatorin kann extern sein, als auch ein Teammitglied. Die Wichtigkeit dessen hängt vom Thema ab. Manchmal macht es Sinn einen neutralen Moderator dazu zu holen. Bei alltäglichen Teammeetings oder Daily’s kann diese Aufgabe ein Teammitglied übernehmen. Bei digitalen Meetings ist diese Funktion besonders wichtig, denn durch die Distanz sind Abstimmungen und die Einbindung aller schwieriger, außerdem können die Teilnehmenden über verschiedene Kanäle kommunizieren. Die wichtigsten Aufgaben der Moderatorin sind: Time Keeping, Agenda im Blick behalten, Diskussionen leiten und ggf. eindämmen, inhaltlichen Fokus geben, Tools aussuchen, erklären und anmoderieren, verschiedene Kanäle (Chat, Audio, Video) betreuen, ggf. auch bei Technikfragen unterstützen. Für die Technikfragen kann man auch noch einen Co-Moderator einsetzen.
4. Interaktion einbauen Vor dem Bildschirm zu sitzen kann sehr ermüdend sein und die Aufmerksamkeitsspanne ist online sehr viel kürzer als offline. Daher sollten Inputs kurz und knackig sein, als auch immer eine Möglichkeit der Interaktion mit den Teilnehmenden initiieren. Das können Warmups sein, Diskussion über Chat & Audio, die Nutzung von Handzeichen-Codes oder Medienwechsel wie z.B. Video-Sequenzen oder Breakout-Sessions. Der Vorteil ist hierbei, dass Inhalte durch Interaktion auch besser erinnert und verinnerlicht werden.
5. Technik Check Damit sich im Meeting voll und ganz auf den Inhalt konzentriert werden kann, bietet es sich an vorab einen Technik Check zu machen. Am besten als separaten Termin. Das ist besonders wichtig, wenn die Teilnehmenden bisher wenig mit digitalen Kooperationstools arbeiten, wenn neue Tools genutzt werden und wenn die Teilnehmenden sehr unterschiedliche, individuelle Technikausstattung haben.

5 Dont’s

1. Zu viele Teilnehmer*innen Abhängig von dem Ziel des Meetings sollte die Zahl der Teilnehmer*innen ausgewählt werden. Weniger ist hier immer besser. Lieber vorab klären, wessen Input / Meinung / Gedanken / Entscheidungen wirklich wichtig sind für die Erreichung des Ziels. Mehr Teilnehmer*innen bedeutet immer mehr Zeit. Gibt man z.B. 12 Person 2min Redezeit sind netto schon 24min vergangen, durch die Technik (unmuten, Kamera an/aus, Bildschirm teilen etc.) sollten hier dann brutto 30min eingeplant werden.
2. Präsenz = Online Präsenz ist nicht gleich Online. Inhaltlich als auch zeitlich schafft man Online einfach weniger. Deshalb können die Meetings, Workshops und Coachings nicht einfach 1 zu 1 übertragen werden. Es braucht mehr Pausen und auch ab und an den Hinweis sich zu bewegen oder zu dehnen. Die Kommunikation sollte auch sehr klar sein und die Inputs kurz und knackig. Gute zeitliche Rahmen für Online-Meetings und Workshops sind 15min-max. 2,5h. Nach der Maximumzeit braucht es mindestens 1h Pause.
3. Zu viele Tools Fokus ist das Stichwort. Es sollten maximal 3 verschiedene Tools in der digitalen Zusammenarbeit genutzt werden. Sonst verliert man schnell den Überblick, wo welche Informationen liegen und auch für die Internetverbindung können viele Tools eine Herausforderung sein. Das ist auch abhängig davon, wie vertraut die Gruppe schon mit digitalen Tools ist. Also vorab kurz analysieren wer dabei ist und was das Ziel ist.
4. „Jetzt diskutiert mal“ oder „Was sagt ihr dazu?“ Bei digitalen Meetings fehlt zum einen die Kommunikation durch Körpersprache und zum anderen ist es auch einfacher „nicht gesehen zu werden“ bzw. sich nicht zu beteiligen. Daher ist es wichtig direktiv zu sein und Teilnehmende direkt anzusprechen. Des Weiteren ist die Interaktion mit angeschaltetem Video ein großer Vorteil, das ist für manche Teilnehmenden eine Herausforderung um so mehr man es einfordert um so normaler wird es sicher aber anfühlen. Direktives Vorgehen und konkretes Benennen spart außerdem Zeit.
5. Zeit überziehen Zeit ist ein kostbar. Vor allem im Homeoffice aber auch am Arbeitsplatz. Daher sollte mit der Zeit der Teilnehmenden respektvoll umgegangen werden und der vorab festgelegte Endpunkt des Meetings unbedingt eingehalten werden.

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